Führungskommunikation: Schwierige Gespräche gezielt vorbereiten

Erfahrungsgemäß liegt ein wichtiger Grund fürs Abwarten in einem selbst, das heißt, da sind letztlich Ängste, die einem eher nicht bewusst sind:

Angst vorm Abgelehnt-Werden; Angst, nicht mehr geliebt zu werden, Angst, sich zu blamieren; Angst, es noch schlimmer zu machen; Angst, den Arbeitsplatz zu verlieren; Angst vor Trennung usw.

Das Kuriose an diesen Situationen ist, dass im Teufelskreis von eigener Angst und Abwarten am Ende sehr oft das passiert, was man am meisten befürchtet:

Eine Art selbsterfüllende Prophezeihung.

Wenn Ängste und damit verbundene Glaubenssätze („Ich kann das nicht“, „Das geht sowieso schief“, „ich sterbe gleich“…) so stark wirken, dass man sich völlig orientierungslos fühlt und nicht mehr weiß, was man machen soll, hilft ein Coaching. Wenn nämlich klar herausgearbeitet ist, welche Ängste und Glaubenssätze da  ihr Unwesen treiben, lassen sich dadurch entstandene Handlungsblockaden wirksam auflösen.

 

Aber zurück zum „Normalfall“. Eine sichere Methode, um Zögerlichkeit, zuviel Rücksicht bis hin zu Angst selbst in den Griff zu bekommen, ist die gezielte Vorbereitung eines Gesprächs. Rechtzeitig geführt, kann es zu großer Erleichterung und sogar Bereicherung auf beiden Seiten beitragen. Informationsgewinn, Meinungsaustausch, Klarheit. Auch und gerade schwierige Sachlagen und Entscheidungen müssen rechtzeitig angesprochen werden, damit noch Zeit zum Handeln ist – und zwar auf beiden Seiten. Das bedeutet etwas Aufwand für garantierten Erfolg.

Es geht bei Klärungen darum, ein Anliegen so auf der Selbstaussage- und Sachebene zu formulieren, dass die Sache eine Sache bleibt.

 

Wie geht man so etwas praktisch an?

Öffnen Sie untenstehend die PDF „Schwierige Gespräch gezielt vorbereiten“, und Sie haben einen sicheren Leitfaden für jedes Gesprächsziel.

 

Kurzanleitung zum Arbeitsblatt „Schwierige Gespräche gezielt vorbereiten“

 

„Schatz, die Ampel ist grün.“

- Sie kennen sicher aus den Grundlagen der Kommunikation das Kommunikationsquadrat mit den  vier Seiten einer Botschaft.

Jeder Satz, den wir sprechen, enthält eine Beziehungsaussage, eine Selbstaussage, eine Sachaussage und einen Appell, also vier Botschaften. Und Sie erinnern sich, dass

viele Konflikte vermieden werden können, wenn die zu sehr gefühlsbesetzten Beziehungs-und Appell-Ebenen nicht als Schlachtfelder aggressiver Kommunikation missbraucht werden.

Das Kommunikationsquadrat ist ein idealer Rahmen für ein professionell geführtes Gespräch zur Durchsetzung oder Klärung einer Angelegenheit. Seine Anwendung ermöglicht einen vorbestimmten  zeitlich- inhaltlichen Ablauf und damit eine sichere und souveräne Gesprächsführung.

 

Vier kleine Arbeitsschritte- das funktioniert ganz einfach!

Begonnen wird mit dem gewünschten Ergebnis des Gesprächs und damit

auf der Appell-Ebene.

Der Verlauf eines erfolgreichen Gesprächs wird konsequent daraus abgeleitet, was Sie am Ende als Bitte, Erwartung, Anweisung oder Wunsch formulieren. Schreiben Sie zunächst alles auf, was Sie Ihrem Gegenüber „eigentlich“ sagen wollen. Sie werden merken, wie schwierig es ist, aus der Fülle Ihrer Gedanken das herauszufiltern, was am Ende als Ihre  Botschaft beim Gegenüber ankommen soll. Ihre Botschaft muss klar, logisch, sachbezogen und angemessen sein: Für welches gemeinsame Interesse erwarten Sie was von Ihrem Gegenüber?

Wenn eindeutig ausformuliert ist, wie eine Bitte oder Forderung am Ende Ihres Gesprächsbeitrags lauten soll, ist der aus meiner Sicht der schwerste und wichtigste Teil der Gesprächsvorbereitung geleistet.

Danach geht es auf der Sachebene darum, was ich ansprechen will und was auf keinen Fall. Jede auch nur indirekte Art von Vorwurf oder Verdächtigung vergiftet die Atmosphäre. Beschränken Sie sich auf Beobachtungen und Fakten. Welche Beispiele und welche Argumente sind am besten geeignet, den nachfolgenden Appell verständlich zu machen?

Also: weniger auswählen und immer auf die Sache bezogen argumentieren, damit das Gespräch für beide Seiten verkraftbar und erfolgreich zum Ziel geführt werden kann.

Die Selbstaussage ist wichtig, um dem Gegenüber mitzuteilen, wie sehr man betroffen ist von der Situation und deshalb einen wichtigen Grund für eine Klärung hat. Damit man hier nicht den Eindruck von Hilfsbedürftigkeit erweckt, ist eine betont sachliche Beschreibung des IST-Zustandes erforderlich. Auf keinen Fall dürfen unterschwellige Beziehungs-Botschaften gesendet werden.

Als letzten Punkt in der Vorbereitung überlege ich ein positives Setting und schreibe mir mögliche Sichtweisen und Argumente meines Gegenüber auf, damit dieser sich von Anfang an verstanden und einbezogen fühlt. Je besser man sich v o r  dem Gespräch in sein Gegenüber hineinversetzen kann und dessen Ansichten versteht (nicht gutheißt, sondern nur versteht), desto fließender ist der Gesprächsverlauf. Ein erfolgreicher Abschluss braucht als Basis eine Beziehungs-Ebene, auf der mein Gegenüber nicht Angeklagter, sondern gleichberechtigter Verhandlungspartner ist. Das gilt besonders, wenn ich dem Chef gegenübersitze, der letztlich die Verantwortung für seine Firma trägt und einzelne Probleme aus seiner Gesamtsicht heraus auch ganz anders sehen kann. 

 

Der gesamte Gesprächsaufbau macht es dem Gegenüber nachvollziehbar und bestenfalls ein-verständlich, eine abschließend geäußerte Forderung oder einen Wunsch zu akzeptieren.

Das Klärungsgespräch wird also mit Punkt 4 vom Appell her entwickelt, um es dann in umgekehrter Reihenfolge  von Punkt 1 mit Beziehungsaufbau beginnend minutengenau zu führen und mit einem Wunsch, einer klaren Forderung oder einem Appell zu beenden.

Erst danach darf sich die zweite Person im Gespräch zur Sache äußern.

Im Ausnahmefall könnten Sie es mit einer Person zu tun haben, die auf Ihre sorgfältig vorbereiteten Argumente und Wünsche überhaupt nicht eingehen kann oder will. Auch dann hilft Ihnen das konsequente Vorgehen anhand des Kommunikationsquadrats weiter, indem Sie den beschriebenen Ablauf solange wiederholen, bis eine Minimal-Einigung erzielt ist.

 

Mit dieser vor allem selbstklärenden Vorbereitung bauen Sie nicht nur den größten Teil Ihrer Ängste und Bedenken ab, Sie bauen auch eine Brücke zu Ihrem Gegenüber.

Kürzlich wurde mir rückgemeldet, dass ein so vorbereitetes kritisches Gespräch sogar Spaß machen kann…..

 

Führungskommunikation: Gespräche gezielt vorbereiten
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